Migracja warsztatu z Booksy do własnego systemu — 7 kroków
Pan Marek z Tychów prowadzi 3-stanowiskowy warsztat. W marcu, w szczycie sezonu opon, miał w bazie Booksy 312 klientów i poczucie, że prowizja Boost zjada mu marżę z każdej wymiany. 14 marca wysłał mail do [email protected] z wnioskiem o eksport. Paczka przyszła po 6 dniach roboczych. Terminarz24 nie ma importu z pliku, więc stałych klientów wpisał ręcznie w ciągu kilku wieczorów, a resztę baza uzupełniła sama przy pierwszych rezerwacjach. Ani jedna wizyta nie została utracona.
Ten artykuł opisuje dokładnie to, co zrobił Pan Marek — i co możesz powtórzyć w swoim warsztacie w 14 dni.
Dlaczego warsztaty żegnają się z Booksy
Główny ból to Boost — prowizja od nowych klientów pozyskanych przez aplikację. Stawka to 45% netto wartości pierwszej wizyty nowego klienta, maksymalnie 250 zł netto. Wymiana opon za 240 zł oznacza, że do Booksy odpływa 108 zł — czyli cała marża operacyjna na tej usłudze.
Druga pozycja to Booksy Biz: 145 zł netto miesięcznie + 35 zł netto za każdego dodatkowego pracownika. Warsztat 3-osobowy płaci 215 zł netto stałego abonamentu, niezależnie od tego, ile wizyt faktycznie obsłuży. Trzeci problem jest cichszy: kontakt z klientem prowadzony jest przez aplikację Booksy. Twoja baza technicznie nie jest twoja — odejdziesz, stracisz kanał komunikacji.
Dla porównania: Terminarz24 Team dla 3 stanowisk to 45 zł netto/mies (rozliczenie roczne), a SMS-y kosztują 0,12-0,18 zł netto sztuka (zależnie od pakietu).
7 kroków migracji w 14 dni — playbook operacyjny
Dzień 1. Wyślij mail z konta właściciela na adres [email protected]. W treści: prośba o eksport 6 typów danych (klienci, usługi, bookingi, opinie, produkty, log SMS), nazwa firmy, NIP, telefon kontaktowy. Hasło do paczki przyjdzie SMS-em — wniosek może złożyć tylko właściciel konta.
Dzień 1-2 (równolegle). Zrób backup self-service: w panelu Booksy przejdź do Clients → More Options → Export → CSV. Masz lokalną kopię bazy klientów na wypadek opóźnień.
Dzień 3-7. Czekanie na paczkę (5-7 dni roboczych). W tym czasie konfigurujesz nowy system: lista usług z czasami trwania, godziny otwarcia, pracownicy, slot interwał kalendarza (15, 30, 45 lub 60 min — typowo 30 min dla warsztatu).
Dzień 7-8. Odbierasz paczkę. Otwierasz CSV w arkuszu i wybierasz pola do przepisania: imię i nazwisko, telefon (z prefiksem +48), email, notatki. Plik bookings rozdziel na dwa: zrealizowane (do notatek klienta — np. „przegląd techniczny VW Passat B8, marzec 2025”) i przyszłe (do przepisania terminów).
Dzień 9. Terminarz24 nie ma importu z pliku, więc dodajesz klientów ręcznie w module Baza klientów, zaczynając od stałych i tych z nadchodzącymi wizytami. Pozostali trafią do bazy sami przy pierwszej rezerwacji. Po przepisaniu zweryfikuj 10 losowych rekordów — czy telefon ma prefiks, czy notatki się przeniosły.
Dzień 10. SMS do klientów wpisanych w nowym systemie z linkiem do nowego systemu rezerwacji.
Dzień 11-14. Wyłącz Boost w panelu Booksy. Profil zostanie widoczny jeszcze 30 dni — wystarczy na klientów, którzy mają zapisany stary link. Po tym okresie zrób downgrade subskrypcji do najtańszego planu lub całkowicie zamknij konto.
3 pułapki, o których Booksy nie powie
Opinie nie są przenośne. Google API nie pozwala na import opinii wystawionych przez zewnętrzny profil. Wszystkie gwiazdki, które zbierałeś latami w Booksy, zostają w Booksy. Plan awaryjny: przez pierwsze 30 dni po migracji wysyłaj SMS po każdej zrealizowanej wizycie z prośbą o opinię w Google Maps. Konwersja jest realna na poziomie 8-12%.
RODO i retencja danych. Ordynacja podatkowa (art. 70 § 1) wymaga przechowywania dokumentacji przez 5 lat. Eksport z Booksy archiwizujesz na zaszyfrowanym dysku — to nie jest opcja, to obowiązek. Dotyczy to także wystawionych faktur i zgodności z KSEF.
Wizyty w okresie przejścia. Masz w grafiku Booksy umówione wizyty na za 2-3 tygodnie. Dwie ścieżki: (a) honorujesz je w Booksy i godzisz się na ostatnią ratę prowizji Boost, lub (b) dzwonisz do każdego klienta, przepisujesz wizytę do nowego systemu i dajesz rabat 10-15% jako rekompensatę. Wariant (b) jest pracochłonny, ale buduje relację — klient zapamiętuje, że dostał coś ekstra.
SMS i mail — gotowe szablony
Mail do Booksy (treść do skopiowania):
„Dzień dobry, w imieniu firmy [nazwa], NIP [numer], proszę o eksport pełnej bazy danych z mojego konta Booksy: lista klientów, lista usług, historia bookingów, opinie, lista produktów, log SMS. Numer telefonu do hasła SMS: [+48...].”
SMS do klientów wpisanych w nowym systemie:
„Dzień dobry, [nazwa warsztatu]. Zmieniliśmy system rezerwacji — od teraz umawiasz wizytę pod: [link]. Pytania: [telefon].”
Koszt rozesłania SMS-ów do 300 klientów: 300 × 0,15 zł = 45 zł netto (cena z pakietu 1000 SMS). Cała przesiadka zwraca się w pierwszym miesiącu — sama oszczędność na Boost przy 5 wizytach pozyskanych „organicznie” (np. dwie wymiany rozrządu w Octavii i trzy sezonowe wymiany opon w hybrydowej Toyocie Corolli) zamiast przez aplikację to 400-500 zł.
Jak wygląda baza klientów z historią serwisową w nowym systemie, łącznie z eksportem do CSV — sprawdź szczegóły funkcji. Zobacz też Terminarz24.pl dla warsztatów.
Wracając do Pana Marka z Tychów — jego stali klienci trafili do nowego systemu w ciągu kilku dni, a reszta dołączała przy pierwszej rezerwacji, prowizja Boost przestała zjadać marżę z każdej wymiany opon w marcowym szczycie sezonu, a stały abonament 215 zł netto/mies zamienił się na 45 zł netto/mies w planie Team dla 3 stanowisk (rozliczenie roczne). Ani jedna z umówionych wizyt nie została utracona — bo dzień 10 to SMS do klientów z nowego systemu, a dzień 11-14 to kontrolowane wygaszanie Boost.
Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań — zarejestruj się bezpłatnie.