ROI systemu rezerwacji w warsztacie - 5 stanowisk
Pan Marek prowadzi 5-stanowiskowy serwis pod Poznaniem. Poniedziałek, 7:15, kawa jeszcze paruje, telefon dzwoni trzeci raz. „Panie Marku, nie dojadę, dziecko ma temperaturę". Dwa podnośniki stoją puste do 11:00, mechanicy parzą drugą kawę. Takie poranki się powtarzają i da się je policzyć w złotówkach.
Według raportu MotoFocus o stawkach roboczogodziny w dużych miastach blisko dwie trzecie warsztatów wskazuje stawkę powyżej 200 zł netto za RBH. Przyjmijmy tę stawkę jako bazę kalkulacji i sprawdźmy, co realnie odzyskuje 5-stanowiskowy serwis po wdrożeniu systemu rezerwacji z automatycznymi powiadomieniami.
Ile kosztuje pusty podnośnik w poniedziałek
Jedno wolne stanowisko przez 2 godziny przy stawce 200 zł netto/RBH to 400 zł utraconej robocizny. Bez części, bez marży na materiałach - sama praca mechanika, która nie została wykonana.
Teoretyczna pojemność 5-stanowiskowego serwisu to 5 stanowisk × 8 godz × 22 dni roboczych = 880 RBH miesięcznie. Przyjmijmy, że nawet 4% nieprzepracowanych godzin (35 RBH) oznacza 7 000 zł netto strat na samej robociźnie.
Badania nad przypomnieniami SMS w usługach umawianych na termin wskazują na redukcję no-show o około 38%.
Arytmetyka oszczędności - co realnie odzyskujesz przez SMS-y
Przyjmijmy bazę: 5 stanowisk, 60 wizyt/tydz, no-show 12%. To 7 wizyt tygodniowo, które po prostu nie przychodzą. Średnia długość zlecenia 2 godz × 200 zł netto/RBH = 2 800 zł netto utraty tygodniowo. W skali miesiąca 11 200 zł netto. Tylko robocizna, bez części.
Co zmienia automatyczne przypomnienie SMS dzień przed wizytą? Branżowe statystyki wskazują, że SMS-y mają około 98% odsetka otwarć, a mediana czasu odczytu to ~90 sekund od dostarczenia. Klient widzi termin, godzinę i model auta, zanim odłoży telefon na stół.
Pan Krzysztof umówił Skodę Octavię na geometrię zawieszenia w czwartek o 9:00. W środę o 9:00 dostał SMS przypominający, zorientował się, że nie zdąży po pracy, kliknął link i odwołał wizytę dobę wcześniej. Slot nie przepadł: recepcja zaproponowała go klientowi z listy oczekujących, który czekał na wymianę klocków hamulcowych w Toyocie Corolli. Stanowisko pracowało, kasa się zgadzała. Link do odwołania w SMS-ie i listę oczekujących warsztat włącza w ustawieniach.
Przyjmijmy konserwatywnie redukcję no-show o 35%. Z 7 utraconych wizyt tygodniowo zostają niecałe 5. Odzyskujesz 2-3 wizyty tygodniowo, konserwatywnie około 8 dodatkowych wizyt miesięcznie × 2 godz × 200 zł = 3 200 zł netto miesięcznie odzyskanego przychodu z samej robocizny.
Po stronie kosztów: większość komunikacji (potwierdzenie, zmiana terminu, info „auto gotowe do odbioru") idzie e-mailem i nic nie kosztuje. SMS-em wysyłasz to jedno przypomnienie, które realnie dociera. Przyjmijmy 1 SMS na wizytę razy 240 wizyt miesięcznie, czyli 240 SMS-ów. Przy 0,16 zł netto za SMS w pakiecie 500 SMS (starcza na dwa miesiące) to około 40 zł netto miesięcznie.
Zysk netto z samych powiadomień SMS i email: 3 200 - 40 = ~3 160 zł netto/mies. Bez kosztu platformy. Bez liczenia części, marży i sprzedaży dodatkowej usług, które klient zauważy podczas wizyty.
Booksy vs Terminarz24 - co zostaje w kasie warsztatu
Według cennika Booksy Booksy Biz kosztuje 145 zł netto/mies za pierwszego użytkownika plus 35 zł netto za każdego kolejnego, co przy 5 osobach daje 285 zł netto/mies. Plan Team w Terminarz24.pl dla 5 stanowisk to 63 zł netto/mies w cyklu rocznym. Różnica: 222 zł netto/mies, czyli około 2 660 zł rocznie - ekwiwalent ponad jednej roboczogodziny miesięcznie.
SMS-y w Terminarz24.pl idą w pakietach skalowanych do zużycia - im większy pakiet, tym niższa stawka jednostkowa. Kupujesz tyle, ile faktycznie zużywasz w danym miesiącu: sezon wymiany opon to większy pakiet, lipiec - mniejszy. Stawki to 0,12-0,18 zł netto za SMS w pakietach.
ROI miesięczny przy Terminarz24 wygląda więc tak: około 3 160 zł odzyskanego przychodu minus abonament 63 zł, co daje blisko 3 100 zł netto/mies w plusie. Abonament pokrywa już pierwsza odzyskana wizyta.
Kiedy ten ROI nie wyjdzie w warsztacie samochodowym
Są dwie sytuacje, w których kalkulacja z odzyskanym no-show nie zadziała, i lepiej to powiedzieć wprost.
Pierwsza: nowy warsztat z mocno niedopełnionym grafikiem. Twoim problemem nie jest no-show, tylko brak zapytań. System pomoże uporządkować kalendarz i obsługiwać klientów 24/7 bez telefonu, ale przychodu z niczego nie wyciągnie. Pracuj nad widocznością, nie nad przypomnieniami.
Druga: warsztat z dominacją klientów flotowych B2B. Terminy ustala opiekun floty przez maila i Excela, a kierowca przyjeżdża „kiedy może". No-show w klasycznym sensie tu nie istnieje, więc kalkulacji z odzyskanymi RBH nie odpalisz. Zamiast tego warto patrzeć w statystyki rezerwacji i mierzyć obłożenie miesięczne.
Pan Marek po trzech miesiącach od wdrożenia widzi w panelu, że poniedziałkowe poranki nie są już katastrofą, a dwa puste podnośniki z otwierającej sceny zdarzają się raz na kilka tygodni. Odzyskane wizyty dają mu według rachunku wyżej około 3 200 zł netto robocizny miesięcznie. Za tym stoją przypomnienia SMS i lista oczekujących, które dopinają grafik, kiedy ktoś jednak nie dojedzie.
Grafik, przypomnienia i listę oczekujących obsługuje panel Terminarz24.pl dla warsztatów samochodowych.
Przetestuj bezterminowy plan Free i zweryfikuj tę arytmetykę na własnych danych - zarejestruj się bezpłatnie.